Cách viết một kiến nghị?

Xác định một mục tiêu cụ thể

Trước khi viết một từ, hãy trả lời câu hỏi này: Tôi muốn thấy sự thay đổi cụ thể nào?

Mục tiêu mơ hồ tạo ra những kiến nghị mơ hồ. "Cải thiện giao thông công cộng" không mang lại cho ai bất cứ điều gì để hành động. "Khôi phục chuyến xe buýt 7:15 AM trên Lộ trình 42, đã ngừng hoạt động vào tháng Ba" là một quyết định mà ai đó có thể đưa ra.

Một mục tiêu kiến nghị mạnh mẽ là cụ thể và thực tế, gắn liền với một quyết định ai đó thực sự có thể đưa ra, và có thể giải thích trong một hoặc hai câu. Nếu bạn không thể tóm tắt nó rõ ràng, hãy dành thêm thời gian để xác định trước khi bạn bắt đầu viết.

Tìm đúng người quyết định

Một bản kiến nghị gửi sai người thì giống như một lá thư gửi cho không ai cả. Mục tiêu của bạn nên là bất kỳ ai thực sự có thẩm quyền để làm những gì bạn yêu cầu: Hội đồng thành phố, Ban giám hiệu nhà trường, Giám đốc điều hành công ty, Bộ trưởng chính phủ, Hiệp hội nhà ở hoặc cơ quan quản lý.

Nghiên cứu điều này trước khi bạn viết. Ai giám sát vấn đề này? Ai là người ra quyết định cuối cùng? Trong một số trường hợp, một cơ quan đề xuất một thay đổi trong khi cơ quan khác phê duyệt, vì vậy hãy gửi tới cả hai nếu cần.

Một bản kiến nghị gửi đến sai người có thể thu thập hàng nghìn chữ ký nhưng vẫn không mang lại kết quả. Đối tượng đúng không phải là người có chức vụ cao nhất mà bạn nghĩ đến, mà là người thực sự kiểm soát quyết định mà bạn yêu cầu.

Hiểu khán giả của bạn

Mỗi đơn kiến nghị có hai đối tượng độc giả: người bạn yêu cầu hành động và người bạn yêu cầu ký tên.

Người ra quyết định cần hiểu nhanh chóng những gì bạn yêu cầu và tại sao điều đó là hợp lý. Người có khả năng ký cần cảm thấy ngay lập tức rằng điều này quan trọng và sự ủng hộ của họ có giá trị. Viết cho cả hai đối tượng cùng một lúc. Đừng giả định kiến thức nền, tránh thuật ngữ chuyên ngành và dẫn dắt bằng những gì quan trọng nhất.

Một bài kiểm tra hữu ích: liệu một người nghe về vấn đề này lần đầu tiên có hiểu rõ không?

Xác thực thông tin của bạn

Chỉ một sai lầm thực tế cũng tạo cơ hội cho đối thủ dễ dàng bác bỏ mọi thứ bạn đã viết. Kiểm tra tên, ngày tháng, số liệu và tuyên bố trước khi xuất bản. Phân biệt rõ ràng giữa sự kiện đã được xác định, ước tính của chuyên gia và diễn giải của riêng bạn.

Nếu bạn đưa ra những tuyên bố thực tế mạnh mẽ, hãy nêu rõ ngắn gọn nguồn gốc từ một nguồn đánh giá uy tín: Báo cáo chính thức, nghiên cứu đã được công bố hoặc dữ liệu chính phủ. Bạn không cần ghi chú cuối trang chính thức; "theo Báo cáo Đánh giá Giao thông Thành phố năm 2024..." nhanh chóng xây dựng độ tin cậy. Hãy cẩn trọng với các dự đoán: "có thể giảm sự tiếp cận" thường dễ bảo vệ hơn so với "sẽ hủy hoại cộng đồng."

Viết tiêu đề thu hút nhấp chuột

Tiêu đề của bạn quyết định liệu đa số mọi người có mở kiến nghị của bạn hay bỏ qua nó. Nó cần đủ cụ thể để ai đó đọc vào hiểu ngay lập tức kiến nghị về điều gì và yêu cầu gì.

Tránh kêu gọi hành động mơ hồ ("Phải Có Gì Đó Được Làm!"), toàn bộ chữ in hoa khẩn cấp và dấu chấm than quá mức. Những điều này chỉ ra sự ồn ào, không phải nội dung và không đưa ra lý do cho người đọc để đọc tiếp.

Cấu trúc phần nội dung thành bốn bước

Người đọc không bao giờ nên phải tìm kiếm điểm chính. Một đơn kiến nghị chôn vùi yêu cầu của mình trong đoạn thứ tư đã mất một nửa độc giả. Sử dụng cấu trúc này:

• Vấn đề: Nêu rõ điều gì đang xảy ra và tại sao nó quan trọng. Hãy trực tiếp.
• Ảnh hưởng: Giải thích các hậu quả một cách cụ thể. Ai bị ảnh hưởng? Điều gì xảy ra nếu không có gì thay đổi?
• Giải pháp: Giải thích ngắn gọn điều bạn tin rằng cần diễn ra và tại sao nó có thể đạt được.
• Yêu cầu: Nêu rõ chính xác những gì bạn muốn, từ ai, và vào khi nào nếu thời gian quan trọng.
• Lời kêu gọi hành động: Nói với người đọc tại sao chữ ký của họ quan trọng và yêu cầu họ chia sẻ.

Làm cho yêu cầu của bạn không thể nhầm lẫn

Yêu cầu là phần quan trọng nhất trong đơn kiến nghị của bạn. Viết sao cho người ra quyết định không có sự mập mờ về những gì họ được yêu cầu làm.

Phiên bản mạnh mẽ nêu tên cơ quan, hành động và bước tiếp theo. Phiên bản yếu là một ý kiến, không phải một yêu cầu.

Khi viết yêu cầu của bạn, hãy bao gồm:

• Ai nên hành động
• Họ nên làm gì
• Quyết định, chính sách, kế hoạch, hoặc thực tiễn nào cần thay đổi
• Bất kỳ thời hạn nào nếu thời gian quan trọng

Đưa người ta lý do để quan tâm

Một yêu cầu không có giải thích hiếm khi làm lay động ai đó. Kết nối vấn đề với các hậu quả thực sự cho con người thực.

Một ví dụ ngắn gọn, trung thực như cư dân lớn tuổi dựa vào thư viện cho dịch vụ kỹ thuật số hoặc cha mẹ lo lắng về lối qua đường trường học chưa kịp thời, khiến chính sách trừu tượng trở nên tức thời. Nền tảng cho lập luận của bạn là bất cứ điều gì thực sự áp dụng: an toàn, công bằng, sức khỏe, giáo dục, phúc lợi cộng đồng, tác động tài chính, hay bảo vệ môi trường. Giữ cho các ví dụ chính xác và liên quan; tránh các tuyên bố bạn không thể hỗ trợ.

Một vài kỹ thuật hữu ích: tập trung vào những người cụ thể hơn là các nhóm trừu tượng; giải thích lý do tại sao vấn đề quan trọng với bạn; nói chuyện trực tiếp với người đọc bằng cách sử dụng "bạn" và "chúng ta" để mời họ tham gia câu chuyện thay vì giảng dạy cho họ.

Giữ cho nó ngắn gọn và giọng điệu nhất quán

Người đọc trực tuyến đưa ra quyết định nhanh chóng. Ba đến sáu đoạn chắc chắn thường là đủ. Cắt giảm những câu chuyện phía sau không hỗ trợ trực tiếp yêu cầu của bạn. Nếu có chi tiết hỗ trợ quan trọng thực sự, hãy liên kết tới nó bên ngoài thay vì nhúng nó vào văn bản kiến nghị.

Hầu hết mọi người sẽ đọc đơn kiến nghị của bạn trên điện thoại. Giữ đoạn văn không quá hai hoặc ba câu. Sử dụng chữ đậm để làm nổi bật câu quan trọng nhất trong mỗi phần để người đọc lướt qua vẫn nắm được điểm chính. Một bài kiểm tra nhanh: liệu ai đó có thể hiểu được những gì bạn muốn và vì sao nó quan trọng trong vòng mười giây đầu tiên của việc đọc? Nếu không, hãy đưa các điểm quan trọng nhất của bạn lên cao hơn.

Giọng điệu quan trọng hơn những gì hầu hết các nhà viết kiến nghị nhận thấy. Sự giận dữ, tấn công cá nhân, và ngôn ngữ khinh thường đẩy lùi những người ủng hộ tiềm năng và cho người ra quyết định một cái cớ để gạt bỏ thông điệp của bạn. Giọng điệu kiên định, thực tế và tôn trọng khó bỏ qua hơn và có khả năng thuyết phục ai đó chưa đứng về phía bạn cao hơn. Bạn có thể trực tiếp và khẩn cấp mà không cần phải thù địch.

Làm mịn bản trình bày

Hình ảnh: Một bức ảnh rõ ràng, có liên quan tăng cường chia sẻ trên mạng xã hội và giúp mọi người ngay lập tức hiểu rõ ngữ cảnh. Tránh sử dụng hình ảnh chung chung và không bao giờ sử dụng hình ảnh gây hiểu nhầm hoặc giật gân. Xác nhận bạn có quyền sử dụng bất kỳ hình ảnh nào bạn chọn. Nếu xuất hiện những người có thể nhận dạng, đặc biệt là trẻ em, hãy cân nhắc về quyền riêng tư và sự đồng ý.

URL: Nếu nền tảng cho phép bạn tùy chỉnh địa chỉ web của kiến nghị, hãy làm cho nó ngắn và dễ đọc. Một URL sạch dễ dàng để đặt trên tờ rơi, chia sẻ bằng lời nói, hoặc bao gồm trong thư in.

Ngôn ngữ: Nếu vấn đề của bạn ảnh hưởng đến cộng đồng ngôn ngữ, một bản dịch chất lượng mở rộng đáng kể phạm vi tiếp cận của bạn. Đảm bảo rằng yêu cầu cốt lõi vẫn giống nhau trên tất cả các phiên bản, vì ngôn ngữ mâu thuẫn có thể khiến người ủng hộ bị nhầm lẫn và làm suy yếu chiến dịch.

Đọc lại trước khi công bố

Đọc lớn đơn kiến nghị của bạn. Các lỗi bạn không còn thấy trên màn hình trở nên rõ ràng khi bạn nói to các từ đó. Tốt hơn nữa, hãy nhờ ai đó đọc nó một cách khách quan, và họ sẽ nhận ra những điểm mơ hồ và lỗi chính tả mà bạn đã bỏ qua.

Trước khi xuất bản, hãy xác nhận:

• Mục tiêu rõ ràng và cụ thể
• Đơn kiến nghị gửi tới người quyết định đúng
• Tất cả các sự kiện đều chính xác
• Yêu cầu là không thể nhầm lẫn
• Giọng điệu là nhất quán và chuyên nghiệp

Một đơn kiến nghị được trau chuốt tín hiệu rằng những người đứng sau nó thực sự nghiêm túc.

Khởi động, cập nhật và gửi đi

Lên kế hoạch cho sự ra mắt của bạn. Các đơn kiến nghị không tự thu thập chữ ký. Xác định làn sóng người chia sẻ đầu tiên của bạn trước khi bạn xuất bản: bạn bè, nhóm địa phương, tổ chức cộng đồng, tài khoản mạng xã hội liên quan và các liên hệ báo chí địa phương. Viết một thông điệp chia sẻ ngắn gọn, cá nhân riêng biệt với bản kiến nghị. Nó nên ngắn hơn và trực tiếp hơn so với văn bản kiến nghị, được viết như thể bạn đang giải thích vấn đề cho một người bạn thay vì xây dựng một lập luận chính thức.

Giữ tất cả thông báo. Khi người ra quyết định phản hồi, khi vấn đề tiến triển, hoặc khi bạn cần một động lực cuối cùng trước một cuộc họp, hãy thông báo cho những người ủng hộ của bạn. Một chiến dịch tích cực, có thông tin khó bỏ qua hơn nhiều so với danh sách tĩnh, và các cập nhật thường xuyên cho thấy người ký rằng sự tham gia của họ có ý nghĩa.

Gửi đi một cách thích hợp. Khi đơn kiến nghị đã thu thập đủ hỗ trợ, hãy trình bày nó một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Tìm hiểu liệu có quy trình nộp đơn chính thức nào không: một số hội đồng, nghị viện và cơ quan công cộng có các quy tắc cụ thể, và tuân thủ chúng cải thiện cơ hội đơn kiến nghị của bạn được chấp nhận. Thông điệp gửi đi của bạn nên bao gồm tiêu đề kiến nghị, yêu cầu, số lượng chữ ký, tóm tắt ngắn gọn các lý do chính, bất kỳ thời hạn liên quan nào và một yêu cầu trả lời lịch sự.