Cách thu hút sự chú ý của truyền thông cho kiến nghị của bạn

Khi nào nên viết thông cáo báo chí thay vì một bản thuyết trình

Email giới thiệu là một ghi chú cá nhân gửi đến một nhà báo cụ thể. Thông cáo báo chí là một tài liệu ngắn gọn và trang trọng mà bạn có thể gửi tới nhiều nhà báo cùng lúc, và họ có thể sử dụng nó trực tiếp làm cơ sở cho một câu chuyện.

Sử dụng thông cáo báo chí khi bạn có thông báo quan trọng, chẳng hạn như đạt số lượng chữ ký đáng kể, hoặc khi bạn đang giao kiến nghị và muốn nhiều tổ chức tin tức đưa tin cùng lúc. Để biết cấu trúc đầy đủ, một ví dụ đã được thực hiện, và những gì cần bao gồm, xem Cách Viết Thông Cáo Báo Chí cho Kiến Nghị của Bạn. Bất cứ thứ gì bạn gửi, hãy dán văn bản trực tiếp vào nội dung email: các tệp đính kèm yêu cầu nhà báo mở tệp riêng thường bị bỏ qua.

Chọn thời điểm hợp lý

Các nhà báo lên kế hoạch công việc của họ xung quanh các thời hạn. Chọn thời điểm thích hợp để gửi đề nghị và email của bạn sẽ được đọc. Gửi bài giới thiệu không đúng lúc và nó sẽ biến mất.

• Hãy nhắm đến giữa tuần làm việc, vào buổi sáng: các nhà báo đang lên kế hoạch cho câu chuyện của họ nhưng chưa cam kết với chúng. Tuần làm việc và nhịp đập tin tức thay đổi theo quốc gia và cơ quan, vì vậy hãy điều chỉnh theo thị trường của bạn và kiểm tra thời hạn của từng cơ quan.
• Tránh cuối tuần làm việc, những giờ đầu sau cuối tuần, và ngày trước kỳ nghỉ lễ. Hộp thư đến thường xuyên đầy hoặc hầu hết chưa đọc.
• Theo dõi một lần Nếu bạn không nghe thấy gì sau hai ngày làm việc, hãy gửi một email theo dõi ngắn trả lời email gốc của bạn. Nếu vẫn không có phản hồi, hãy chuyển sang và liên hệ với người khác. Đừng tiếp tục gửi email hay gọi điện cho một nhà báo không phản hồi, và không bao giờ tranh luận với người từ chối: điều đó khiến họ khó có khả năng sẽ đưa tin về câu chuyện tương lai của bạn.

Nếu kiến nghị của bạn gắn liền với một thời hạn cụ thể, hãy gửi bản đề xuất trước từ hai đến ba ngày, không gửi vào đúng ngày diễn ra sự kiện.

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Nếu một nhà báo phản hồi, hãy sẵn sàng để phát biểu nhanh chóng. Sự liên quan của tin tức thay đổi nhanh chóng: một câu chuyện có liên quan hôm nay có thể không còn liên quan vào ngày mai.

• Biết ba điểm chính của bạn. Trước cuộc gọi, hãy viết ra ba điều mà bạn muốn truyền đạt nhất. Điều hướng cuộc trò chuyện trở lại những điểm này nếu nó bị lệch hướng.
• Chỉ bám vào những gì bạn có thể xác minh. Nếu bạn không biết câu trả lời cho một câu hỏi, hãy thừa nhận điều đó và đề nghị tìm hiểu để có câu trả lời. Phóng đại hoặc đưa ra con số sai sẽ làm tổn hại đến uy tín của bạn.
• Mời người khác phát biểu. Nhà báo thường thích trích dẫn một người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi vấn đề hơn là người tổ chức. Sắp xếp một hoặc hai người ký tên đã đồng ý được phỏng vấn, chọn những người cảm thấy thoải mái khi được trích dẫn bằng tên và có thể tiếp cận ngay khi thông báo ngắn, và tóm tắt cho họ cùng ba điểm chính. Nói về kinh nghiệm cá nhân của bạn và yêu cầu của chiến dịch; đừng tuyên bố đại diện cho từng người ký tên hoặc hứa hẹn những kết quả bạn không thể đảm bảo.
• Biết những quy tắc cơ bản. Giả định rằng mọi thứ bạn nói có thể được xuất bản. Nếu bạn muốn nói với nhà báo điều gì đó không để xuất bản, hãy đồng ý về điều đó trước khi bạn nói, không phải sau khi đã nói. Tránh sử dụng cụm từ "không bình luận": nó nghe có vẻ lẩn tránh. Nói "Tôi sẽ kiểm tra và quay lại với bạn", hoặc nếu có điều gì đó bạn không thể thảo luận, nói thẳng ra. Không đoán số liệu, và không yêu cầu phê duyệt bài viết trước khi xuất bản — các tổ chức tin tức uy tín sẽ từ chối.
• Chuẩn bị sẵn hình ảnh. Các nhà báo và biên tập viên cần hình ảnh. Một hình ảnh mạnh mẽ về nơi bị ảnh hưởng, những người liên quan, hoặc kiến nghị đang được giao có thể cải thiện cơ hội câu chuyện được xuất bản. Đảm bảo rằng bạn có quyền sử dụng bất kỳ hình ảnh nào bạn gửi, và sự đồng ý từ bất kỳ ai nhận diện được trong đó — đối với trẻ em, cần sự đồng ý từ cha mẹ hoặc người giám hộ.

Sau buổi phỏng vấn, gửi một lời cảm ơn ngắn gọn và xác nhận bất kỳ thông tin nào còn chưa chắc chắn. Một nhà báo đã có trải nghiệm tốt với bạn sẽ có xu hướng bao quát những phát triển trong tương lai hơn.

Vượt ra ngoài báo chí

Báo địa phương là mục tiêu dễ thấy nhất, nhưng không phải là lựa chọn duy nhất.

• Đài phát thanh và truyền hình địa phương. Các đài phát thanh cộng đồng và các đài truyền hình khu vực thường đưa tin về các chiến dịch địa phương và thường xuyên cần khách mời cho các cuộc phỏng vấn ngắn. Một xuất phát thanh ba phút có thể tiếp cận hàng ngàn người nghe địa phương không bao giờ đọc báo.
• Ấn phẩm chuyên ngành. Nếu đơn kiến nghị của bạn liên quan đến giáo dục, y tế, nhà ở, hay môi trường, có các ấn phẩm thương mại và trang web chuyên ngành bảo phủ các lĩnh vực đó. Khán giả của họ nhỏ hơn nhưng thường bao gồm những người ra quyết định mà bạn đang cố gắng tiếp cận.
• Các blogger địa phương và người viết bản tin. Nhiều cộng đồng có những nhà văn độc lập, những người theo dõi và viết về các vấn đề địa phương với lượng người hâm mộ trung thành. Một bài viết trên một bản tin địa phương có nhiều độc giả có thể thu hút thêm nhiều chữ ký địa phương hơn so với một bài đề cập trên một kênh truyền thông quốc gia.
• Các nhóm cộng đồng trực tuyến. Các nhóm địa phương và diễn đàn khu phố, trên các nền tảng mà cộng đồng của bạn thực sự sử dụng, có quản trị viên đôi khi chia sẻ kiến nghị với nhóm. Một ghi chú cá nhân gửi đến quản trị viên nhóm giải thích lý do tại sao vấn đề có ý nghĩa quan trọng ở địa phương thường hiệu quả hơn so với việc tự đăng liên kết.

Xây dựng danh sách truyền thông ngắn với ít nhất một cơ quan trong mỗi danh mục sau. Giãn khoảng cách các lần gửi đề xuất trong vài ngày thay vì gửi tất cả cùng một lúc.

Duy trì động lực sau khi được đưa tin

Một bài báo nhắc đến bạn chỉ là sự khởi đầu, không phải là kết thúc. Sau khi bài báo xuất hiện, hãy hành động nhanh chóng.

• Chia sẻ bài viết lên mạng xã hội và trong các cập nhật của bạn về bản kiến nghị. Những người chưa chắc chắn về việc ký tên có nhiều khả năng hành động hơn khi họ thấy câu chuyện đã được đưa tin bởi một nguồn đáng tin cậy.
• Gửi cập nhật kiến nghị đến những người ký tên của bạn. Hãy thông báo cho họ về sự đưa tin và nhắc họ chia sẻ bản kiến nghị với mạng lưới của chính họ.
• Khi có điều gì mới xảy ra, hãy liên hệ với nhà báo đã từng đưa tin về bạn - trước tiên. Họ biết rõ bối cảnh, họ đã thể hiện sự quan tâm, và một câu chuyện tiếp theo sẽ ít công việc hơn đối với họ so với một câu chuyện mới. Một nhà báo theo dõi chiến dịch của bạn từ cột mốc đến khi hoàn thành có giá trị hơn năm lần đề cập một lần.
• Hãy giới thiệu câu chuyện tiếp theo rộng rãi hơn. Việc được đưa tin tạo đà phát triển: một khi một nhà báo đã viết về bạn, người khác thường theo sau, và nội dung giới thiệu thứ hai của bạn trở nên dễ dàng hơn vì bạn có thể nói rằng vấn đề đã được đưa tin bởi [tên cơ quan].
• Nếu một bài báo đã xuất bản chứa lỗi thực tế, gửi email trực tiếp và lịch sự đến nhà báo, nêu rõ thông tin chính xác kèm nguồn, và yêu cầu chỉnh sửa. Đừng phàn nàn công khai đầu tiên: hầu hết các sai lầm đều là những lỗi thành thật, và một sự chỉnh sửa lịch sự giữ được mối quan hệ.
• Sử dụng truyền thông khi bạn gửi bản kiến nghị. Bao gồm liên kết đến bất kỳ bài báo nào trong thư gửi đến [người ra quyết định]. Nó cho thấy vấn đề được công khai công nhận, không phải chỉ là mối quan tâm của một vài cá nhân.

Sự phủ sóng truyền thông và chữ ký tăng cường lẫn nhau. Nhiều chữ ký hơn sẽ tạo nên một lời thuyết phục mạnh mẽ hơn. Có nhiều sự đưa tin hơn sẽ có nhiều chữ ký hơn. Bắt đầu chu trình sớm và duy trì nó liên tục. Để biết các kênh khác giữ chữ ký đến liên tục, hãy xem Cách Quảng Bá Kiến Nghị.

Danh sách kiểm tra truyền thông của bạn

• Hãy chờ đến khi bạn có điều gì đó cụ thể để báo cáo.
• Hãy lập danh sách từ ba đến năm nhà báo chuyên viết về chủ đề của bạn.
• Viết một đoạn giới thiệu dưới 200 từ: bắt đầu với sự kiện mạnh nhất, một câu chuyện nhân vật, và tại sao bây giờ.
• Xin phép từ bất kỳ ai có tên, câu chuyện, hoặc ảnh mà bạn cung cấp cho nhà báo.
• Gửi vào giữa tuần làm việc, vào buổi sáng. Theo dõi một lần, sau đó tiến tới.
• Hãy sẵn sàng được phỏng vấn nhanh chóng: ba điểm chính, các sự kiện đã được xác minh, hình ảnh có quyền sử dụng.
• Chia sẻ mọi bài viết đưa tin với những người ủng hộ, và sử dụng nó trong bản giới thiệu tiếp theo và thư bàn giao của bạn.