Cách Chọn Người Quyết Định cho Bản Kiến Nghị của Bạn

Đặt câu hỏi đúng

Câu hỏi duy nhất quan trọng là: ai là người có quyền trực tiếp thực hiện điều bạn yêu cầu?

Không phải ai chịu trách nhiệm công khai. Không phải ai là người dễ thấy nhất. Không phải ai là người bạn muốn chịu trách nhiệm nhất. Người bạn gửi kiến nghị nên là người thực sự có thể thực hiện sự thay đổi, cho dù đó là phê duyệt ngân sách, đảo ngược quyết định, thay đổi chính sách hay chỉ đạo người khác hành động.

Một bản kiến nghị gửi đến một tổ chức không có quyền lực đối với vấn đề hoặc một người đứng đầu không thể hành động mà không có sự chấp thuận từ người khác sẽ không mang lại kết quả, ngay cả khi thu thập hàng nghìn chữ ký.

Phù hợp mục tiêu với vấn đề

Người quyết định đúng phụ thuộc vào loại vấn đề bạn đang nêu ra.

• Các vấn đề chính quyền địa phương như quyết định quy hoạch, thay đổi đường, đóng cửa công viên, hoặc tài trợ thư viện thường được quyết định bởi các ủy viên hội đồng được bầu hoặc trưởng phòng ban liên quan của hội đồng. Tìm hiểu ủy ban hoặc viên chức nào chịu trách nhiệm về lĩnh vực cụ thể đó.
• Chính sách và pháp luật quốc gia được xử lý bởi bộ trưởng chính phủ có liên quan hoặc bộ của họ. Nếu vấn đề thuộc phạm vi của một ủy ban quốc hội, thì ủy ban đó có thể là mục tiêu phù hợp. Ở một số quốc gia, có quy trình kiến nghị quốc hội chính thức với các quy tắc nộp đơn cụ thể.
• Các vấn đề công ty hoặc doanh nghiệp nên được gửi đến người có trách nhiệm cao nhất trong khu vực cụ thể: Giám đốc điều hành cho các vấn đề toàn công ty, Trưởng phòng Bền vững cho các thực hành môi trường, Quản lý khu vực cho quyết định của chi nhánh địa phương.
• Vấn đề giáo dục trong một trường học riêng lẻ cần được gửi đến hiệu trưởng hoặc giám đốc trường. Các vấn đề ảnh hưởng đến nhiều trường học nên nhắm đến hội đồng nhà trường, chính quyền khu vực, hoặc sở giáo dục.
• Dịch vụ chăm sóc sức khỏe và công cộng thường được quản lý bởi các cơ quan riêng biệt với chính phủ trung ương. Kiểm tra xem quyết định liên quan có được thực hiện bởi cơ quan y tế khu vực, hội đồng bệnh viện, cơ quan quản lý, hay bộ quốc gia không.

Khi nghi ngờ, hãy bắt đầu từ địa phương và cụ thể. Một bản kiến nghị gửi đến phòng giao thông thành phố dễ thực hiện hơn gửi đến "chính phủ."

Cách tìm hiểu ai là người quyết định

Nếu người quyết định đúng không rõ ràng ngay lập tức, có những cách đáng tin cậy để tìm ra.

• Kiểm tra trang web chính thức. Hầu hết các cơ quan công khai mô hình tổ chức, tên các viên chức cấp cao, và các ủy ban hoặc phòng ban phụ trách các khu vực nào.
• Đọc các quyết định trước đây về các vấn đề tương tự. Tìm kiếm lưu trữ tin tức và biên bản chính thức cho các quyết định liên quan đến vấn đề của bạn. Ai đã thực hiện chúng? Ai đã đề xuất chúng? Những người đó có khả năng là đúng.
• Gọi tổng đài. Một cuộc gọi trực tiếp đến tổ chức hỏi "ai chịu trách nhiệm cho [vấn đề cụ thể]?" thường cho kết quả tên và thông tin liên hệ nhanh hơn bất kỳ tìm kiếm trực tuyến nào.
• Hỏi người nào đó hiểu rõ hệ thống. Các nhà báo địa phương, người tổ chức cộng đồng, hoặc những người đã từng vận động về vấn đề tương tự trong quá khứ thường có thể cho bạn biết chính xác ai là người liên hệ đúng cũng như ai nên tránh.

Dành thời gian để làm đúng điều này trước khi bạn khởi động. Một bản kiến nghị gửi đến người có tên và được nhận diện chính xác có độ tin cậy cao hơn nhiều so với bản gửi đến một chức danh hay tên phòng ban.

Phải làm gì khi có nhiều người quyết định

Nhiều quyết định liên quan đến hơn một người hoặc tổ chức. Một viên chức hội đồng có thể chuẩn bị một khuyến nghị trong khi các ủy viên hội đồng được bầu bỏ phiếu cho nó. Nhóm bền vững của công ty có thể đề xuất một sự thay đổi trong khi hội đồng quản trị phê duyệt nó. Một bộ trưởng chính phủ có thể thiết lập chính sách trong khi một cơ quan quản lý thực thi nó.

Trong những trường hợp này, bạn có hai lựa chọn.

Thứ nhất là gửi kiến nghị đến người hoặc tổ chức có quyền quyết định cuối cùng. Điều này rõ ràng và tập trung hơn. Thông điệp của bạn không mơ hồ: chúng tôi yêu cầu bạn ra quyết định.

Thứ hai là gửi đến nhiều người quyết định cùng một lúc. Điều này có ý nghĩa khi hai tổ chức chia sẻ trách nhiệm, khi một bên phải hành động trước bên kia, hoặc khi bạn muốn cả hai cảm nhận sức nặng của dư luận. Nếu bạn chọn cách tiếp cận này, hãy làm rõ những gì bạn yêu cầu mỗi người trong số họ thực hiện cụ thể.

Người ảnh hưởng và người ra quyết định

Đôi khi người có quyền chính thức không phải là mục tiêu hiệu quả nhất. Có những người không thể tự mình đưa ra quyết định cuối cùng nhưng có ảnh hưởng đáng kể đến những người có thể thực hiện điều đó.

Những người này có thể bao gồm một quan chức cấp cao cố vấn cho bộ trưởng, một chủ tịch ủy ban kiểm soát chương trình nghị sự, một thành viên hội đồng quản trị định hình văn hóa công ty, hoặc một nhân vật công chúng nổi tiếng có tầm ảnh hưởng làm thay đổi cuộc đối thoại.

Gửi kiến nghị của bạn đến người quyết định chính thức đồng thời thu hút các nhân vật có ảnh hưởng có thể là một chiến lược hiệu quả. Sự khác biệt rất quan trọng: bản kiến nghị của bạn nên hướng tới ai có thể hành động, nhưng chiến dịch rộng lớn hơn có thể liên quan đến bất kỳ ai giúp thay đổi ý kiến theo hướng đó.

Ví dụ về mục tiêu yếu và mạnh

Một mục tiêu cụ thể, được xác định chính xác sẽ làm cho kiến nghị dễ được xem xét nghiêm túc, khó bị chệch hướng, và rõ ràng với người ký về ai chịu trách nhiệm cho kết quả.

Nếu thực sự bạn không thể xác định ai là người quyết định thì sao?

Đối với một số vấn đề, đặc biệt là những vấn đề có liên quan đến công nghệ mới, quyền tài phán không rõ ràng, hoặc trách nhiệm chia sẻ qua nhiều cấp độ chính quyền, việc xác định người quyết định đúng thực sự rất khó khăn.

Trong những trường hợp này, gửi kiến nghị đến tổ chức cấp cao nhất có trách nhiệm hợp lý và nêu rõ ràng trong văn bản kiến nghị rằng bạn kêu gọi tổ chức đó làm rõ ai là người chịu trách nhiệm và điều phối phản ứng phù hợp. Điều này chân thành và hiệu quả hơn việc đưa ra một tuyên bố có vẻ tự tin nhưng lại sai lầm.

Cũng hợp lý nếu khởi động kiến nghị trong khi bạn vẫn đang nghiên cứu cơ cấu ra quyết định, miễn là bạn cập nhật kiến nghị nếu sau này bạn xác định được mục tiêu cụ thể hơn.