Cách Tiếp Cận Người Quyết Định Với Kiến Nghị Của Bạn

Xác nhận bạn đang nhắm tới đúng người

Trước khi tiếp cận, hãy chắc chắn bạn đã xác định được người hoặc cơ quan thực sự có thẩm quyền để thực hiện điều bạn yêu cầu. Tiếp xúc với người không thể thực hiện yêu cầu của bạn lãng phí thời gian và có thể cho thấy bạn không hiểu rõ cách hoạt động của tổ chức liên quan.

Hãy tự hỏi: ai là người đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề cụ thể này? Trong một số trường hợp, một cơ quan đưa ra lời khuyên và cơ quan khác phê duyệt. Một viên chức hội đồng có thể chuẩn bị một khuyến nghị trong khi các ủy viên hội đồng được bầu bỏ phiếu cho nó. Một phòng ban của công ty có thể quản lý chính sách trong khi ban điều hành phê duyệt các thay đổi. Nếu cả hai bên có liên quan, hãy liên hệ cả hai.

Nếu bạn không chắc chắn, hãy kiểm tra trang web chính thức của tổ chức liên quan, xem cách các quyết định tương tự đã được thực hiện trong quá khứ, hoặc gọi tổng đài chính và hỏi ai là người xử lý vấn đề cụ thể mà bạn đang nêu ra.

Liên hệ sớm, không chỉ giao nộp

Bạn không cần chờ đến khi có hàng nghìn chữ ký mới cho người quyết định biết về sự tồn tại của kiến nghị của bạn. Liên hệ sớm phục vụ hai mục đích: nó cho thấy bạn nghiêm túc và cho bạn thời gian để tìm hiểu xem có quy trình nộp chính thức nào mà bạn nên tuân theo.

Một thông điệp mở đầu ngắn gọn khi chiến dịch của bạn bắt đầu, hoặc khi bạn đã thu thập được số lượng chữ ký có ý nghĩa đầu tiên, là hoàn toàn phù hợp. Giữ nó ngắn gọn và thực tế. Bạn chưa yêu cầu một quyết định nào cả. Bạn đang khiến họ biết đến và thiết lập một dòng liên lạc.

Liên hệ sớm cũng giúp bạn tìm đúng địa chỉ, tên của cán bộ hoặc đại diện liên quan, và liệu có thời hạn nào bạn cần biết hay không.

Cách viết một thông điệp hiệu quả

Cho dù bạn đang gửi một ghi chú giới thiệu, một bản cập nhật tiến độ, hay một lá thư giao nộp chính thức, cấu trúc vẫn giống nhau. Hãy rõ ràng, ngắn gọn, và lịch sự. Thông điệp thù địch hoặc buộc tội sẽ cho người nhận cớ để từ chối bạn.

Mỗi thông điệp gửi đến người quyết định nên bao gồm:

• Điều bạn đang yêu cầu. Nêu rõ sự thay đổi cụ thể bạn muốn, rõ ràng và không mập mờ.
• Tại sao nó lại quan trọng. Một hoặc hai câu về ai bị ảnh hưởng và điều gì sẽ xảy ra nếu không có gì thay đổi.
• Mức độ hỗ trợ của công chúng. Nêu rõ bao nhiêu người đã ký và đính kèm liên kết kiến nghị để họ có thể kiểm tra.
• Bất kỳ thời hạn liên quan nào. Nếu một quyết định đang đến gần, hãy nói ra. Một thời hạn sẽ mang lại cho thông điệp của bạn lý do để được đọc ngay bây giờ.
• Yêu cầu rõ ràng về một phản hồi. Hỏi họ dự định làm gì và khi nào bạn có thể mong đợi nhận được phản hồi.

Chọn kênh phù hợp

Các tình huống khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau.

• Email Điểm khởi đầu đúng đắn cho hầu hết các chiến dịch. Nó tạo ra một bản ghi viết tay, có thể được chuyển tiếp nội bộ và cho người nhận thời gian để phản hồi. Gửi đến một người có tên cụ thể thay vì một hộp thư chung.
• Thư. Một lá thư in được gửi qua bưu điện phù hợp với các tổ chức chính thức như quốc hội, các bộ phận chính phủ hoặc các cơ quan công cộng lớn. Một lá thư bằng giấy đôi khi nhận được nhiều sự chú ý hơn email.
• Cuộc gọi điện thoại. Hữu ích cho việc theo dõi một email chưa được trả lời hoặc để tìm ra ai là người liên hệ đúng. Hãy có mục đích rõ ràng trước khi bạn gọi và giữ cho nó ngắn gọn.
• Yêu cầu gặp mặt. Đáng theo đuổi một khi bạn có một số chữ ký đáng kể. Liên lạc trực tiếp khó bị phớt lờ hơn và cho bạn có cơ hội trình bày trường hợp của mình trực tiếp. Hãy linh hoạt về lịch trình: nếu người ra quyết định chính không có sẵn, gặp một thành viên cao cấp trong đội ngũ nhân sự vẫn đáng giá.
• Mạng xã hội. Gắn thẻ một người ra quyết định trong một bài đăng công khai tạo ra áp lực có thể thấy được. Hãy làm điều này một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Nó hoạt động tốt nhất khi bạn có điều gì cụ thể để báo cáo, như một cột mốc quan trọng, và hoạt động kém khi trông như một chiến dịch quấy rối liên tục.

Giữ hồ sơ về tất cả các liên hệ: ngày tháng, tên, những gì đã gửi và phản hồi mà bạn đã nhận. Hồ sơ này hữu ích nếu chiến dịch leo thang và thiết yếu khi bạn giao nộp kiến nghị chính thức.

Chọn thời điểm liên lạc tốt

Những khoảnh khắc hiệu quả nhất để liên hệ với người ra quyết định được gắn liền với các sự kiện trong chiến dịch của bạn hoặc quy trình ra quyết định của họ.

• Khi bạn đạt được một cột mốc chữ ký thể hiện sự ủng hộ thực sự từ công chúng.
• Khi một cuộc họp ủy ban, bỏ phiếu hội đồng, hoặc xem xét chính sách được lên lịch. Liên lạc với họ vài ngày trước, không phải vào chính ngày đó.
• Khi có sự kiện mới xảy ra: truyền thông đưa tin về vấn đề của bạn, một sự kiện liên quan, hoặc một tuyên bố từ một cơ quan khác ủng hộ quan điểm của bạn.
• Khi bạn sẵn sàng giao nộp kiến nghị chính thức. Cho họ thông báo trước để họ có thể tìm thời gian để tiếp nhận một cách đúng đắn.

Tránh liên hệ với người ra quyết định quá thường xuyên đến mức thông điệp của bạn bắt đầu trở thành áp lực thay vì giao tiếp. Một hoặc hai thông điệp gửi đúng lúc có sức ảnh hưởng hơn rất nhiều so với một loạt email gửi hàng tuần.

Chuẩn bị một gói giao nộp

Khi bạn đã sẵn sàng để giao nộp kiến nghị chính thức, hãy chuẩn bị một gói trình bày chiến dịch của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Một gói giao nộp chuẩn bị tốt khó bị bỏ qua hơn là một liên kết đến một trang web.

• Thư Trình Bày: Một trang tóm tắt kiến nghị: vấn đề, yêu cầu cụ thể của bạn, và số lượng người đã ký. Nêu lại bất kỳ thời hạn nào và yêu cầu rõ ràng một phản hồi.
• Danh sách chữ ký. In một bản tóm tắt các chữ ký bao gồm tên, địa điểm, và bất kỳ nhận xét nào. Nếu bạn có hàng nghìn chữ ký, một mẫu đại diện với tổng số xác minh được thực tiễn hơn việc ghi từng cái tên cá nhân.
• Câu Chuyện Cá Nhân: Một vài nhận xét cụ thể hoặc phát biểu ngắn từ những người đã ký góp phần tạo thêm khía cạnh nhân văn mà thống kê đơn thuần không thể. Chọn những ví dụ minh họa rõ ràng tác động của vấn đề.
• Bằng chứng hỗ trợ. Nếu bạn có bài báo có liên quan, dữ liệu chính thức, hoặc phát biểu của chuyên gia hỗ trợ cho trường hợp của bạn, hãy đính kèm chúng dưới dạng đính kèm hoặc tài liệu tham khảo.

Nếu người ra quyết định yêu cầu bạn gửi email chữ ký, hãy giải thích rằng dữ liệu cá nhân không nên được truyền qua email số lượng lớn. Giao nộp trực tiếp hoặc bằng văn bản chính thức phù hợp hơn và chứng tỏ rằng bạn xử lý dữ liệu của người ủng hộ một cách có trách nhiệm.

Tham gia truyền thông khi giao nộp

Một buổi giao nộp công khai tạo ra một khoảnh khắc trách nhiệm có thể nhìn thấy. Sự đưa tin của truyền thông về việc giao nộp tạo thêm áp lực cho người ra quyết định và tạo ra sự quan tâm mới đến bản kiến nghị.

Một tuần trước ngày giao nộp, hãy gửi một thông cáo báo chí ngắn hoặc một buổi gặp gỡ với các nhà báo địa phương liên quan đến chủ đề của bạn. Hãy nói với họ những gì bạn sắp giao nộp, có bao nhiêu người đã ký, và khi nào và ở đâu việc giao nhận sẽ diễn ra.

Hỏi trước người ra quyết định xem họ có thoải mái với việc có mặt của truyền thông hay không. Nhiều quan chức được bầu chọn chào đón cơ hội này. Ngay cả khi không có nhà báo nào dự, bạn hãy tự chụp ảnh và quay video của việc giao nộp. Những thứ này có thể được chia sẻ trong một cập nhật kiến nghị và trên mạng xã hội.

Để biết hướng dẫn đầy đủ về tiếp cận nhà báo và viết thông cáo báo chí, hãy xem Cách Nhận Được Sự Quan Tâm Của Truyền Thông Cho Kiến Nghị Của Bạn.

Phải làm gì nếu bạn không nhận được phản hồi

Không nhận được phản hồi là điều thường xảy ra và không nhất thiết có nghĩa kiến nghị đã bị phớt lờ. Nhân viên có thể đang quản lý một khối lượng lớn thư từ, vấn đề có thể đang được xem xét tích cực, hoặc thông điệp của bạn có thể không tìm đến đúng người.

Theo dõi một lần sau một khoảng thời gian hợp lý, thường là một đến hai tuần. Tham khảo lại thông điệp ban đầu của bạn và hỏi một cách lịch sự liệu nó có được nhận và khi nào bạn có thể mong đợi một phản hồi.

Nếu bạn vẫn không nhận được tin tức, hãy cân nhắc các hướng đi khác: một sự nộp đơn chính thức thông qua quy trình của chính tổ chức, một câu hỏi nêu ra tại một cuộc họp công khai, hoặc liên hệ qua một đại diện được bầu chọn. Việc ghi nhận việc không có phản hồi và chia sẻ nó trong một bản cập nhật kiến nghị hoặc một tuyên bố báo chí cũng có thể tạo ra áp lực, mặc dù cách tiếp cận này đòi hỏi xử lý cẩn thận.

Sau khi giao nộp: theo dõi và khép vòng

Giao nộp không phải là kết thúc của chiến dịch. Giữ cho những người ủng hộ của bạn được thông tin về điều gì xảy ra tiếp theo.

• Đăng một cập nhật ngay sau khi giao nộp. Chia sẻ việc giao nộp đã diễn ra thế nào, những gì đã được nói, bất kỳ bức ảnh nào, và các bước tiếp theo là gì. Những người ủng hộ đã ký cách đây vài tuần vẫn quan tâm đến kết quả.
• Theo dõi với người ra quyết định. Nếu họ hứa sẽ phản hồi hoặc hành động trước một ngày cụ thể, hãy theo dõi khi ngày đó đến. Một lời nhắc nhở lịch sự, mang tính thực tế cho thấy bạn đang chú ý.
• Công bố kết quả. Nếu chiến dịch thành công, hãy nói rõ với những người ủng hộ của bạn. Nếu không, giải thích điều gì đã xảy ra và liệu có các bước tiếp theo nào không. Những người tham gia xứng đáng biết chữ ký của họ đã đóng góp vào điều gì.

Một chiến dịch kết thúc tốt, dù thắng hay thua, xây dựng lòng tin với những người đã ủng hộ và làm cho việc huy động họ trong tương lai dễ dàng hơn.