Cách Viết Thông Cáo Báo Chí Cho Bản Kiến Nghị Của Bạn

Quyết định góc tin tức trước

Nhà báo cần một câu chuyện, không chỉ là một liên kết thỉnh nguyện. Trước khi viết, hãy quyết định tại sao điều này nên trở thành tin tức ngay bây giờ. Một đơn thỉnh nguyện với 37 chữ ký và không có thời hạn có thể rất quan trọng đối với người tổ chức, nhưng có thể chưa phải là một câu chuyện cho phòng tin.

Góc tin tức thỉnh nguyện mạnh mẽ bao gồm:

• Một số lượng chữ ký đáng kể hoặc đang tăng nhanh
• Một phiếu bầu, thời hạn, phiên điều trần, cuộc họp hội đồng, hoặc ngày tòa sắp tới
• Một cuộc giao đơn thỉnh nguyện tới người ra quyết định
• Một xung đột địa phương ảnh hưởng đến người dân, sinh viên, công nhân, phụ huynh, bệnh nhân, hoặc khách hàng
• Một câu chuyện cá nhân cho thấy tác động nhân văn của vấn đề
• Một phản hồi, từ chối, hoặc im lặng từ tổ chức bị thỉnh nguyện

Nếu bạn không thể giải thích góc tin tức trong một câu, hãy tiếp tục làm việc trước khi gửi thông cáo.

Viết một tiêu đề kể câu chuyện

Tiêu đề nên tóm tắt bản tin trong một dòng rõ ràng. Nó không cần phải thông minh. Nó cần phải cụ thể.

Tiêu đề thỉnh nguyện tốt thường bao gồm một số, một địa điểm, một người ra quyết định và một yêu cầu cụ thể.

Tránh các tiêu đề mơ hồ như "Cộng đồng đoàn kết" hoặc "Mọi người yêu cầu sự thay đổi," trừ khi tiêu đề cũng nêu rõ sự thay đổi là gì.

Đưa những thông tin quan trọng nhất lên đầu

Đoạn đầu tiên là đoạn dẫn. Nó nên trả lời các câu hỏi quan trọng: ai đang làm gì, họ muốn gì, tại sao nó quan trọng, nó đang diễn ra ở đâu và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Viết như thể nhà báo có thể chỉ đọc đoạn đầu tiên. Nếu câu chuyện không rõ ràng ở đó, thông cáo có thể bị bỏ qua.

Tuân theo cấu trúc chuẩn

Thông cáo báo chí dễ sử dụng nhất khi tuân theo một định dạng quen thuộc. Sử dụng các đoạn ngắn và thứ tự phần rõ ràng.

• Nhãn phát hành: Thường là "Phát hành ngay" trừ khi câu chuyện bị tạm hoãn.
• Tiêu đề: Một dòng tóm gọn tin tức.
• Ngày phát hành: Thành phố và ngày phát hành.
• Đoạn dẫn đầu: Câu chuyện chính trong hai hoặc ba câu.
• Nội dung chính: Hai hoặc ba đoạn ngắn với ngữ cảnh, bằng chứng và nền tảng.
• Trích dẫn: Một lời phát biểu từ người tạo đơn thỉnh nguyện hoặc người bị ảnh hưởng.
• Chi tiết đơn thỉnh nguyện: Liên kết đơn thỉnh nguyện, số lượng chữ ký, thời hạn và người ra quyết định.
• Thông tin liên hệ: Tên, địa chỉ email, số điện thoại và thời gian có thể phỏng vấn.

Giữ thông cáo ngắn gọn trong một trang, thường là khoảng 400 đến 500 từ.

Bao gồm một trích dẫn mà các nhà báo có thể sử dụng

Nhà báo sử dụng trích dẫn để thêm tiếng nói của con người vào câu chuyện. Một trích dẫn tốt không nên lặp lại các sự kiện đã được nêu trong thông cáo. Nó nên giải thích lý do tại sao vấn đề lại quan trọng đối với những người thực.

Một trích dẫn yếu nói: "Chúng tôi rất lo ngại về vấn đề này."

Một trích dẫn mạnh hơn nói: "Thư viện này là nơi con tôi làm bài tập về nhà trong khi tôi hoàn thành ca tối. Nếu đóng cửa, những gia đình như tôi sẽ mất nhiều hơn những quyển sách. Chúng tôi mất một trong số ít không gian công cộng an toàn còn lại trong khu phố."

Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên. Đừng khiến câu trích dẫn nghe giống như một khẩu hiệu hoặc một tuyên bố pháp lý.

Thêm các số liệu và bằng chứng hữu ích

Các con số giúp nhà báo đánh giá quy mô và tính cấp bách của một câu chuyện. Bao gồm số lượng chữ ký hiện tại, tốc độ thu thập chữ ký, bao nhiêu người bị ảnh hưởng và khi nào quyết định sẽ được đưa ra.

Sử dụng bằng chứng một cách cẩn thận. Nếu bạn trích dẫn một tài liệu công khai, quyết định chính thức, báo cáo, chương trình họp hay con số ngân sách, hãy làm cho nhà báo dễ dàng xác minh.

Đừng phóng đại. Một thông cáo báo chí phóng đại sự thật có thể làm tổn hại đến uy tín của toàn bộ chiến dịch.

Tìm và liên hệ với các nhà báo phù hợp

Một thông cáo báo chí tốt gửi nhầm hộp thư thường bị lãng phí. Xây dựng một danh sách truyền thông nhỏ trước khi bạn bắt đầu gửi email.

• Xây dựng danh sách truyền thông: Tìm kiếm các tờ báo địa phương, đài phát thanh, đài truyền hình, bản tin địa phương và blogger trong khu vực của bạn. Tìm kiếm các nhà báo có tên tuổi bao gồm chính trị địa phương, vấn đề cộng đồng, giáo dục, y tế, môi trường, giao thông, nhà ở, các vấn đề tiêu dùng, các vấn đề nơi làm việc hoặc chủ đề cụ thể của bạn.
• Viết email cá nhân: Đừng chỉ gửi thông cáo đến địa chỉ phòng tin chung nếu bạn có thể tìm một liên hệ tốt hơn. Viết một ghi chú ngắn cho một nhà báo cụ thể giải thích tại sao câu chuyện phù hợp với sự đưa tin của họ. Dòng tiêu đề của bạn thường có thể là tiêu đề thông cáo báo chí.
• Thời gian gửi tốt nhất: Đối với tin tức địa phương và tổng quát, các buổi sáng từ thứ Ba đến thứ Năm thường làm việc tốt. Các thứ Hai có thể đông đúc với các theo dõi cuối tuần, và đến Thứ Sáu, nhiều phòng tin đã đang lên kế hoạch cho các bài tin nhẹ hơn vào cuối tuần.

Chọn thời điểm phù hợp

Gửi thông cáo khi điểm nhấn tin tức mạnh nhất. Những thời điểm tốt bao gồm: đạt đến một cột mốc chữ ký có ý nghĩa, ngày trước một cuộc họp công khai, buổi sáng của một cuộc giao đơn thỉnh nguyện, hoặc ngay sau khi người ra quyết định phản hồi.

Tránh gửi vào cuối ngày thứ Sáu trừ khi câu chuyện khẩn cấp hoặc gắn liền với một sự kiện cuối tuần.

Nếu đơn thỉnh nguyện liên quan đến một sự kiện, hãy gửi thông cáo sớm đủ để các nhà báo có thể lên kế hoạch đưa tin. Đối với một cuộc giao đơn thỉnh nguyện, thông báo trước hai hoặc ba ngày thường tốt hơn là gửi sau khi việc bàn giao đã diễn ra.

Theo dõi một lần

Nếu bạn không nhận được phản hồi, gửi một theo dõi ngắn sau một hoặc hai ngày. Thêm thông tin mới nếu có, chẳng hạn như số lượng chữ ký cao hơn, người được phỏng vấn được xác nhận, hoặc phản hồi của người ra quyết định.

Không tiếp tục thúc ép nếu nhà báo không quan tâm. Một mối quan hệ tôn trọng có thể giúp ích cho các chiến dịch sau này hoặc các cập nhật trong tương lai.